No registrar la jornada es una infracción grave con multas de 751 € a 7.500 €. Y un registro en papel o Excel lleno de horas redondas, firmas atrasadas o tachones es difícil de defender.
Horas idénticas todos los días, hojas firmadas a final de mes o huecos sin explicar. La Inspección no valora el formato: valora si el registro es fiable.
Las horas extra se registran día a día y, en el tiempo parcial, el registro se totaliza cada mes. Si no se hace, se presume jornada completa.
Desde la app de iOS o Android, desde el navegador o desde una tablet en la entrada con QR o PIN. Cada fichaje queda guardado con su hora real.
Filtra por persona y fechas y descarga el registro en PDF o Excel. Kloc lo conserva durante los 4 años que exige la ley.
Sabemos que llevas una empresa, no un departamento de RR. HH. Por eso Kloc se configura en minutos y tu equipo aprende a usarlo al momento.
“Lo que más nos sorprendió fue lo sencillo que resultó. Configuramos el equipo y empezamos a utilizarlo prácticamente al momento.”
Carlos Ruiz
CEO
“Kloc nos permitió dejar atrás los Excel y tener los registros preparados en segundos. Ahora sabemos que todo está donde tiene que estar.”
Marta González
Directora de RR. HH.
“Gestionar vacaciones e incidencias era un caos de correos. Ahora todo pasa por Kloc y queda perfectamente registrado.”
Javier Méndez
Gerente
Qué dice la ley hoy, qué cambiará con el registro horario digital y cómo cumplir. Revisado el 1 de octubre de 2026.
Es la anotación diaria de la hora concreta a la que empieza y termina la jornada de cada persona trabajadora. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019.
Se le llama también registro horario, control horario o fichaje. Todos se refieren a la misma obligación.
Todas las que tienen personas contratadas, sea cual sea su tamaño o sector: también los autónomos con un solo empleado. La obligación cubre a toda la plantilla, incluidos el tiempo parcial, los contratos temporales, los fijos discontinuos y quienes teletrabajan.
Quedan fuera los autónomos sin trabajadores, los socios que no son trabajadores por cuenta ajena y la relación laboral de alta dirección. Algunas relaciones especiales y sectores (transporte, trabajo en el mar) tienen reglas propias.
Como mínimo, para cada persona y cada día:
El sistema concreto se organiza por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, si no los hay, por decisión de la empresa tras consultar con la representación de la plantilla.
Cuatro años. Durante ese tiempo los registros deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Con un sistema en papel eso supone una hoja por persona y mes guardada y localizable durante cuatro años. Con Kloc los registros se conservan solos y se consultan en segundos.
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, se considera una infracción grave en el orden social (artículo 7.5 de la LISOS). Las multas van de 751 € a 7.500 €, según la graduación.
Además, en los contratos a tiempo parcial, si la empresa no registra la jornada se presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario. Y en una reclamación de horas extra, un registro poco fiable juega en contra de la empresa.
Todavía no. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que haría obligatorio el registro digital, personal y no manipulable, con historial de cambios y acceso remoto para la Inspección. A 1 de octubre de 2026 no se ha publicado en el BOE: tras un dictamen desfavorable del Consejo de Estado, el texto está en fase de ajuste y su contenido final, incluidos los plazos de adaptación para pymes, todavía puede cambiar.
Mientras tanto, el papel y el Excel siguen siendo válidos si reflejan la jornada real. Pero cuando el real decreto se apruebe, dejarán de servir. Pasarse ahora a un sistema digital evita hacerlo con prisas.
Última hora del registro horario digitalHoy sí, siempre que se rellene cada día con las horas reales y se conserve. El problema es práctico: cualquiera puede cambiar una hora sin dejar rastro, las firmas se acumulan a final de mes y nadie avisa de las horas extra hasta que llega una reclamación.
Si de momento prefieres el Excel, puedes descargar gratis nuestra plantilla de registro de jornada, con el cálculo de horas ya hecho.
Descargar la plantilla gratisRegistrar la jornada no obliga a geolocalizar a nadie. En Kloc la geolocalización al fichar es opcional: la activa o desactiva la empresa desde los ajustes, y si no la activas no se pide ni se guarda ninguna ubicación.
Si la activas, la ubicación se toma solo en el momento de fichar, nunca de forma continua. Debe ser necesaria y proporcionada, y como es un dato personal tienes que informar antes a la plantilla (artículo 90 de la LOPDGDD).
Lo que hacen las pymes que lo tienen en orden:
La ley pide a toda empresa una política de desconexión digital y un procedimiento frente al acoso sexual y por razón de sexo. Con tu suscripción los preparas desde aquí, adaptados a tu empresa y sin coste adicional.
Crea una política adaptada a tu empresa para ordenar el uso de comunicaciones y proteger el descanso fuera de la jornada.
Genera una base documental para definir medidas preventivas, el canal de actuación y el procedimiento interno de tu empresa.
