La obligación de registrar diariamente la jornada está vigente desde 2019. Lo que todavía no está vigente con carácter general es la obligación de utilizar exclusivamente un sistema digital.

Esta diferencia es importante: una empresa debe tener hoy un registro de jornada adecuado, pero no debe presentar como ley aprobada los requisitos contenidos en un proyecto normativo.

Qué exige hoy la ley

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe:

• Garantizar el registro diario de jornada.
• Incluir la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
• Organizar y documentar el registro mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con la representación legal.
• Conservar los registros durante cuatro años.
• Mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

La norma vigente no impone con carácter general una aplicación determinada ni declara inválidos automáticamente el papel o una hoja de cálculo. El sistema elegido debe permitir cumplir realmente las obligaciones anteriores.

Qué sigue en tramitación

El Ministerio de Trabajo está desarrollando una reforma orientada a reforzar y digitalizar el registro de jornada. La documentación oficial disponible continúa identificándola como proyecto de real decreto y proyecto de orden técnica.

Puedes comprobar su estado en la consulta pública del Ministerio de Trabajo sobre los requisitos técnicos y de seguridad del registro.

Mientras estas disposiciones no se publiquen definitivamente en el BOE y entren en vigor, sus requisitos deben explicarse como propuestas, no como obligaciones actuales. Esto afecta especialmente a cuestiones como:

• El uso obligatorio de medios digitales.
• Los requisitos técnicos de trazabilidad y seguridad.
• La forma de documentar modificaciones.
• El posible acceso remoto de la Inspección.

¿Se puede seguir utilizando papel o Excel?

Actualmente no existe una prohibición general de estos soportes. Su validez no depende solo del formato, sino de que el registro sea diario, refleje la jornada real, se conserve correctamente y esté disponible cuando corresponda.

En la práctica, una hoja manual o de cálculo puede presentar dificultades: modificaciones sin historial, datos incompletos, firmas acumuladas, pérdida de documentos o problemas para localizar cuatro años de información. Por eso muchas empresas optan por digitalizarse aunque todavía no sea una exigencia general.

¿Puede utilizarse el móvil personal para fichar?

En el trabajo a distancia, el artículo 17.2 de la Ley 10/2021 establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora ni imponer el uso de esos dispositivos para desarrollar el trabajo.

Una solución de fichaje debería ofrecer alternativas proporcionadas, como navegador, dispositivo de empresa o un terminal compartido, y respetar la intimidad y la protección de datos.

Sanciones actualmente vigentes

La transgresión de las obligaciones sobre registro de jornada se tipifica generalmente como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las infracciones graves en materia de relaciones laborales se sancionan, según su graduación, con multas de 751 € a 7.500 €. No debe afirmarse de forma general que la multa se impone automáticamente por cada persona trabajadora afectada.

La clasificación y las cuantías pueden consultarse en la LISOS consolidada.

Por qué puede ser útil digitalizarse ahora

Adoptar un sistema digital no tiene por qué justificarse con una norma futura. Ya puede aportar ventajas operativas:

• Centralizar fichajes y reducir documentos dispersos.
• Facilitar la conservación durante cuatro años.
• Documentar correcciones e incidencias.
• Consultar y exportar la información con rapidez.
• Ofrecer varios métodos de fichaje sin depender del teléfono personal.

Cómo puede ayudarte Kloc

Kloc permite registrar entradas, salidas y pausas desde móvil, navegador o modo quiosco; consultar el historial; documentar cambios y exportar la información en PDF o Excel.

Estas funciones ayudan a organizar el registro de jornada y a preparar la información que pueda solicitarse. La empresa sigue siendo responsable de configurar e implantar el sistema conforme a su organización, convenio y obligaciones aplicables.

En resumen

• Vigente: registro diario con inicio y finalización, conservación durante cuatro años y disponibilidad legal.
• No vigente de forma general: obligación de utilizar exclusivamente un sistema digital.
• En tramitación: desarrollo reglamentario y requisitos técnicos del futuro registro digital.
• Recomendable: elegir un sistema que refleje la jornada real y permita conservar, consultar y explicar las modificaciones.

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Este contenido ofrece información general y no sustituye el análisis de las circunstancias laborales concretas de cada empresa.