La obligación de registrar diariamente la jornada está vigente desde 2019. Lo que todavía no está vigente con carácter general, a 17 de septiembre de 2026, es la obligación de utilizar exclusivamente un sistema digital para todas las empresas.
Esta diferencia es importante: una empresa debe tener hoy un registro de jornada adecuado, pero no debe presentar como ley aprobada los requisitos que todavía forman parte de un proyecto reglamentario.
Actualización de septiembre de 2026: el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre y con entrada en vigor el 5 de octubre de 2026, desarrolla obligaciones de información sobre condiciones laborales. No es el real decreto del registro horario digital y no establece por sí mismo que todas las empresas deban fichar exclusivamente por medios digitales.
Qué exige hoy la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe:
- Garantizar el registro diario de jornada.
- Incluir la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
- Organizar y documentar el registro mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La norma general vigente no impone una aplicación determinada ni declara inválidos automáticamente el papel o una hoja de cálculo. El sistema elegido debe permitir cumplir realmente las obligaciones anteriores y reflejar de forma fiable la jornada efectivamente realizada.
Qué sigue en tramitación
El Ministerio de Trabajo mantiene en tramitación un proyecto de real decreto en materia de registro de jornada y un desarrollo técnico posterior mediante proyecto de orden.
La documentación oficial continúa identificándolos expresamente como proyectos. Puedes consultar:
- El proyecto de Real Decreto sobre registro de jornada.
- La consulta pública sobre los requisitos técnicos y de seguridad del registro.
Mientras esas disposiciones no se aprueben definitivamente, se publiquen en el BOE y entren en vigor, sus requisitos deben explicarse como propuestas, no como obligaciones generales actuales. Esto afecta especialmente a cuestiones como:
- El uso obligatorio de medios digitales.
- Los requisitos técnicos de trazabilidad y seguridad.
- La forma concreta de documentar modificaciones.
- El eventual acceso remoto de la Inspección.
¿Se puede seguir utilizando papel o Excel?
Con la normativa general vigente, no existe una prohibición automática de estos soportes. Su validez no depende solo del formato, sino de que el registro sea diario, refleje la jornada real, se conserve correctamente y esté disponible cuando corresponda.
En la práctica, una hoja manual o de cálculo puede presentar dificultades: modificaciones sin historial, datos incompletos, firmas acumuladas, pérdida de documentos o problemas para localizar cuatro años de información. Por eso muchas empresas optan por digitalizarse aunque la obligación general de utilizar exclusivamente un medio digital aún no haya entrado en vigor.
También debe revisarse el convenio colectivo aplicable, porque algunos convenios pueden establecer reglas específicas sobre la forma de llevar el registro horario.
¿Puede utilizarse el móvil personal para fichar?
En el trabajo a distancia, el artículo 17.2 de la Ley 10/2021 establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora ni imponer el uso de esos dispositivos para desarrollar el trabajo.
Una solución de fichaje debería ofrecer alternativas adecuadas, como navegador, dispositivo de empresa o un terminal compartido, y respetar la intimidad y la protección de datos.
¿Y la geolocalización?
La obligación de registrar la jornada no convierte la geolocalización en obligatoria. Si una empresa utiliza datos de ubicación asociados al fichaje, debe justificar su necesidad y proporcionalidad, informar previamente a las personas trabajadoras y respetar el artículo 90 de la LOPDGDD y el resto de principios de protección de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que, si la finalidad es el registro horario, la geolocalización debe limitarse a lo necesario para esa finalidad y no utilizarse como un seguimiento permanente de los desplazamientos.
En Kloc la geolocalización es opcional: la empresa decide si la activa. Si lo hace, la ubicación se toma solo en el momento de fichar y nunca de forma continua, y debe informar a la plantilla antes de activarla.
Sanciones actualmente vigentes
La transgresión de las obligaciones sobre registro de jornada se tipifica generalmente como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las infracciones graves en materia de relaciones laborales se sancionan, según su graduación, con multas de 751 € a 7.500 €.
No debe afirmarse de forma general que la multa se impone automáticamente por cada persona trabajadora afectada: la calificación y graduación dependen de los hechos y del tipo infractor aplicable.
La clasificación y las cuantías pueden consultarse en la LISOS consolidada.
Por qué puede ser útil digitalizarse ahora
Adoptar un sistema digital no tiene por qué justificarse con una norma futura. Ya puede aportar ventajas operativas:
- Centralizar fichajes y reducir documentos dispersos.
- Facilitar la conservación durante cuatro años.
- Documentar correcciones e incidencias.
- Consultar y exportar la información con rapidez.
- Ofrecer varios métodos de fichaje sin depender del teléfono personal.
Cómo puede ayudarte Kloc
Kloc es una app de control horario para PYMES que permite registrar entradas, salidas y pausas desde distintos métodos de fichaje; consultar el historial; documentar cambios y exportar información en PDF o Excel.
Estas funciones ayudan a organizar el registro de jornada y a preparar la información que pueda solicitarse. La empresa sigue siendo responsable de configurar e implantar el sistema conforme a su organización, convenio y obligaciones aplicables.
Además, los administradores de clientes de Kloc con una suscripción activa disponen, sin coste adicional, del Generador de Protocolo de Desconexión Digital y del Generador de Protocolo frente al Acoso Laboral en la sección Protocolos de kloc.es.
En resumen
- Vigente: registro diario con inicio y finalización, conservación durante cuatro años y disponibilidad legal.
- No vigente de forma general a 17 de septiembre de 2026: obligación de utilizar exclusivamente un sistema digital para todas las empresas.
- En tramitación: el desarrollo reglamentario específico del registro de jornada y sus requisitos técnicos.
- RD 723/2026: es una norma distinta y no convierte por sí sola el registro horario digital en obligatorio.
- Recomendable: elegir un sistema que refleje la jornada real y permita conservar, consultar y explicar las modificaciones.
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Este contenido ofrece información general y no sustituye el análisis de las circunstancias laborales concretas de cada empresa.
