En Kloc nos tomamos muy en serio la protección de sus datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos su información cuando utiliza el Servicio Kloc, incluidas las funcionalidades de generación de protocolos disponibles para Clientes con una suscripción activa.
1. IDENTIDAD DEL RESPONSABLE
1.1. Para Empresas Clientes y Administradores
- Responsable:
- Natalia Martín Bueno
- NIF:
- 77234782T
- Domicilio:
- Calle Werther, 2, 29011, Málaga, España
- Correo electrónico:
- hola@kloc.es
- Contacto de privacidad:
- hola@kloc.es
1.2. Para Empleados de Empresas Clientes
IMPORTANTE: Si usted es un empleado que utiliza Kloc porque su empresa le ha dado de alta:
- El Responsable del tratamiento de sus datos es su empresa empleadora, no Kloc
- Kloc actúa como Encargado del tratamiento, procesando sus datos por cuenta de su empleador
- Para ejercer sus derechos de protección de datos, diríjase en primer lugar a su empleador
- Si su empleador no atiende su solicitud, puede contactarnos en hola@kloc.es
- Su empleador está obligado a proporcionarle información específica sobre el tratamiento de sus datos conforme al artículo 13 del RGPD.
2. DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS
2.1. Datos de Empresas Clientes
| Categoría | Datos | Fuente |
|---|---|---|
| Identificativos | Razón social, CIF, dirección fiscal | Registro |
| Contacto | Registro | |
| Facturación | Datos de pago (gestionados por Stripe) | Proceso de pago |
| Técnicos | Dirección IP, logs de acceso | Automático |
2.2. Datos de Administradores de Empresa
| Categoría | Datos | Fuente |
|---|---|---|
| Identificativos | Nombre, apellidos, email | Registro |
| Acceso | Contraseña (hasheada), tokens de sesión | Registro/Login |
| Preferencias | Idioma, tema, notificaciones | Uso del servicio |
2.3. Datos de Empleados (como Encargado del tratamiento)
| Categoría | Datos | Fuente |
|---|---|---|
| Identificativos | Nombre completo, DNI/NIF | Alta por empleador |
| Laborales | Puesto de trabajo, jornada, horario asignado | Configuración empresa |
| Geolocalización | Coordenadas GPS (latitud, longitud, precisión), cuando el empleador haya habilitado esta función para el fichaje | Dispositivo del empleado |
| Registro horario | Fecha/hora de entrada, salida, pausas; horas trabajadas | Fichajes realizados |
| Ausencias | Vacaciones, bajas, permisos solicitados/aprobados | Solicitudes |
| Técnicos | Dispositivo usado | Automático |
2.4. Datos utilizados en los Generadores de Protocolos
Los Generadores de Protocolos (actualmente, Desconexión Digital y Acoso Laboral) son funcionalidades incluidas sin coste adicional para Clientes con una suscripción activa a Kloc. Se abren desde la sección Protocolos de kloc.es. Para utilizarlos, el Administrador inicia sesión en la web con su cuenta Kloc; la sesión y la suscripción se verifican antes de generar documentos.
El acceso a los Generadores no exige facilitar un correo electrónico adicional ni prestar un consentimiento comercial específico. El uso del Generador no incorpora por sí mismo al Cliente a ninguna lista de marketing.
Los datos que el Cliente introduzca en el formulario de la web para personalizar un Protocolo se envían al servicio de generación y se utilizan para prestar la funcionalidad solicitada y devolver los documentos correspondientes. El servicio de generación no guarda una copia de los datos del formulario ni de los documentos generados; la descarga del PDF se prepara en el navegador del Usuario. Kloc solo conserva, cuando proceda, la constancia de la aceptación de las condiciones de uso de los Generadores (usuario, empresa, fecha y hora y versión de los Términos). Cuando esos datos incluyan datos personales de empleados u otros interesados tratados por cuenta del Cliente, Kloc actúa como Encargado del tratamiento conforme al Acuerdo de Encargo de Tratamiento incluido en los Términos y Condiciones.
3. FINALIDADES Y BASES LEGALES DEL TRATAMIENTO
3.1. Para Empresas Clientes y Administradores
| Finalidad | Base Legal | Datos Utilizados |
|---|---|---|
| Prestación del servicio contratado | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) | Todos los necesarios |
| Facturación y cobro | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) - normativa fiscal | Datos empresa, facturación |
| Comunicaciones del servicio | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) | |
| Soporte técnico | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) | Email, datos técnicos |
| Envío de información comercial | Consentimiento (art. 6.1.a RGPD) | |
| Prevención de fraude | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) | IP, patrones de uso |
| Mejora del servicio | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) | Datos anonimizados |
3.2. Para el uso de los Generadores de Protocolos
| Finalidad | Base Legal | Datos Utilizados |
|---|---|---|
| Permitir el acceso y uso de los Generadores incluidos en la suscripción | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) | Cuenta del Cliente y datos necesarios para prestar la funcionalidad |
| Generar el Protocolo solicitado | Ejecución de contrato (art. 6.1.b RGPD) respecto del Cliente; cuando existan datos personales tratados por cuenta de la empresa, Kloc actúa como Encargado | Datos introducidos por el Cliente para personalizar el documento |
| Seguridad, prevención de abuso y soporte técnico | Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD) y ejecución de contrato | Datos técnicos y de uso estrictamente necesarios |
| Conservar constancia de la aceptación de las condiciones de uso de los Generadores | Interés legítimo en acreditar la contratación y defender posibles reclamaciones (art. 6.1.f RGPD) | Identificador de usuario y empresa, fecha y hora, versión de los Términos y tipo de protocolo |
El uso del Generador no constituye consentimiento para recibir comunicaciones comerciales. Las comunicaciones comerciales solo se enviarán cuando exista una base jurídica válida e independiente para ello.
3.3. Para Empleados (tratamiento como Encargado)
| Finalidad | Base Legal del Responsable (Empleador) | Datos Utilizados |
|---|---|---|
| Registro de jornada laboral | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) - art. 34.9 ET | Identificativos, horarios |
| Geolocalización asociada al fichaje, cuando el empleador la habilite | Base jurídica determinada por el empleador dentro de sus facultades legales de control, con respeto a los principios de necesidad, proporcionalidad y minimización y a las garantías del art. 90 LOPDGDD | GPS |
| Generación de informes | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD) | Registro horario |
| Gestión de ausencias | Ejecución relación laboral (art. 6.1.b RGPD) | Ausencias |
4. INFORMACIÓN AMPLIADA SOBRE GEOLOCALIZACIÓN
Kloc dispone de una funcionalidad de geolocalización que el empleador puede habilitar para asociar la ubicación del dispositivo al momento del fichaje. La decisión de utilizarla corresponde al empleador, que actúa como Responsable del tratamiento y debe valorar su necesidad y proporcionalidad.
4.1. ¿Para qué puede utilizarse la ubicación?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización. La normativa no exige geolocalizar a las personas trabajadoras para cumplir esta obligación.
Cuando el empleador decida utilizar geolocalización, esta puede servir para verificar el lugar desde el que se realiza un fichaje, especialmente en actividades sin centro fijo, siempre dentro de los límites legales y de protección de datos aplicables.
4.2. ¿Qué datos de ubicación puede capturar Kloc?
Cuando la función esté habilitada y el usuario realice un fichaje, el Servicio podrá captar:
| Dato | Descripción |
|---|---|
| Latitud | Coordenada geográfica norte/sur |
| Longitud | Coordenada geográfica este/oeste |
| Precisión | Margen de error en metros (depende del dispositivo) |
| Marca temporal | Fecha y hora exacta del fichaje |
4.3. ¿Qué NO capturamos mediante esta función?
- ❌ Ubicación continua o en segundo plano: la función está diseñada para asociar una ubicación al momento del fichaje
- ❌ Historial continuo de movimientos: no está concebida para rastrear desplazamientos durante toda la jornada
- ❌ Ubicación fuera de los fichajes mediante esta función: no se utiliza para realizar un seguimiento permanente
4.4. ¿Quién puede ver su ubicación?
| Quién | Acceso |
|---|---|
| Su empleador (administradores de la empresa) | Sí, cuando la empresa haya habilitado esta función y conforme a los permisos del Servicio |
| Compañeros de trabajo | No - cada empleado solo ve sus propios datos cuando corresponda |
| Inspección de Trabajo | Podrá acceder si los datos son requeridos en el ejercicio de sus funciones y forman parte de la documentación facilitada por la empresa |
| Personal técnico de Kloc | Solo cuando resulte necesario para soporte, seguridad o mantenimiento, con acceso limitado |
| Terceros | No se venden ni ceden datos de ubicación con fines comerciales |
4.5. ¿Puedo fichar sin dar mi ubicación?
La decisión de requerir geolocalización la toma su empleador, como Responsable del tratamiento. Kloc, como Encargado, proporciona la funcionalidad técnica configurada por la empresa.
Si tiene dudas o desea conocer las alternativas disponibles en su organización, le recomendamos:
- Consultar con su departamento de Recursos Humanos
- Contactar con los representantes de los trabajadores de su empresa
- Revisar la política de registro horario y la información de protección de datos facilitada por su empresa
4.6. Garantías aplicables a la geolocalización
El artículo 90 de la LOPDGDD permite al empleador tratar datos obtenidos mediante sistemas de geolocalización para el ejercicio de sus facultades legales de control, dentro de su marco legal y respetando los límites inherentes al mismo.
Con carácter previo, el empleador debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes sobre la existencia y características del sistema, así como sobre el ejercicio de sus derechos.
Además, deben respetarse los principios de minimización, limitación de la finalidad, necesidad y proporcionalidad. La geolocalización no debe utilizarse para realizar un seguimiento más amplio del necesario para la finalidad informada.
5. DESTINATARIOS DE LOS DATOS
5.1. Acceso Interno
- Personal técnico de Kloc bajo obligación de confidencialidad y formación en protección de datos
- Personal de soporte para atender incidencias (acceso limitado y registrado)
5.2. Encargados del Tratamiento (Proveedores)
| Proveedor | Ubicación | Datos | Finalidad |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | UE (Frankfurt, Alemania); posible acceso de soporte desde fuera del EEE | Todos | Base de datos, autenticación, almacenamiento y servicio de generación de protocolos |
| Vercel Inc. | EE.UU. (red de distribución global) | Dirección IP, datos técnicos de navegación y registros del servidor | Alojamiento y entrega de la web kloc.es |
| Stripe, Inc. | EE.UU. | Datos de pago y facturación de Clientes (email, NIF, dirección) | Procesamiento de pagos de las suscripciones y emisión de facturas |
| Brevo (Sendinblue SAS) | UE (Francia) | Email de suscriptores que hayan consentido comunicaciones comerciales | Gestión de listas y envío de comunicaciones comerciales |
| Resend, Inc. | EE.UU. | Envío de correos transaccionales | |
| Cloudflare, Inc. | UE | Copias de seguridad cifradas | Almacenamiento seguro |
| Affonso | Según la infraestructura y condiciones del proveedor | Cookies e identificadores de referral | Programa de afiliados |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC (Google Ads) | Irlanda (UE) / EE.UU. | Cookies publicitarias (_gcl_*), identificador de clic (GCLID), dirección IP, información del dispositivo y navegador, eventos de conversión | Medición de la eficacia de campañas publicitarias, registro de conversiones y, cuando proceda, publicidad personalizada. Solo se activa con consentimiento previo del usuario |
5.3. Comunicaciones a Autoridades
Podremos comunicar datos a:
- Agencia Tributaria: Datos de facturación, por obligación legal
- Inspección de Trabajo: Registros horarios, si los requiere en el ejercicio de sus funciones
- Juzgados y Tribunales: Ante requerimiento judicial
- Agencia Española de Protección de Datos: En caso de investigación o requerimiento
5.4. Terceros No Autorizados
Nunca vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales.
6. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
Algunos de nuestros proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando exista una transferencia internacional, aplicaremos las garantías exigidas por el Capítulo V del RGPD.
6.1. Mecanismos de Garantía
| Proveedor | Mecanismo | Documentación |
|---|---|---|
| Supabase | Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) incorporadas a su acuerdo de encargo, para los accesos desde fuera del EEE | supabase.com/legal/dpa |
| Vercel | Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) y, cuando resulte aplicable, Data Privacy Framework | vercel.com/legal/dpa |
| Stripe | Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) y, cuando resulte aplicable, Data Privacy Framework | stripe.com/legal/dpa |
| Resend | Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) u otro mecanismo válido aplicable | Disponible a través del proveedor o bajo solicitud |
| Affonso | Garantías previstas por el proveedor y mecanismos exigibles conforme al RGPD cuando exista transferencia internacional | Disponible a través del proveedor |
| Google LLC / Google Ads | Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) y, cuando resulte aplicable, Data Privacy Framework | business.safety.google |
6.2. Evaluación de las Transferencias
Cuando sea necesario conforme a la normativa aplicable, Kloc evaluará los riesgos de las transferencias internacionales atendiendo, entre otros factores, al tipo de datos, la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad del importador y el marco jurídico aplicable.
Puede solicitar información adicional escribiendo a hola@kloc.es.
7. PLAZOS DE CONSERVACIÓN
| Categoría de Datos | Plazo | Justificación |
|---|---|---|
| Registros horarios (entradas, salidas, pausas) | 4 años desde la fecha de cada registro, también tras la baja de la empresa (bloqueados y a disposición del empleador) | Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores e instrucción del empleador |
| Datos de geolocalización vinculados al fichaje | Mientras deban conservarse junto con el registro y resulte necesario para la finalidad informada, sin perjuicio de plazos inferiores cuando proceda | Finalidad del tratamiento y principio de limitación del plazo de conservación |
| Audit log (historial de modificaciones) | 4 años desde la fecha de cada registro, también tras la baja de la empresa | Trazabilidad del registro horario |
| Datos fiscales (facturas, pagos) | Durante los plazos legales aplicables | Obligaciones fiscales y mercantiles |
| Cuenta de usuario activa | Vigencia del servicio | Ejecución del contrato |
| Cuenta tras cancelación | 30 días para exportación y, cuando proceda, conservación bloqueada durante los plazos legales o contractuales aplicables | Portabilidad, atención de responsabilidades y obligaciones legales |
| Solicitudes de derechos | Durante el plazo necesario para acreditar su atención y atender posibles responsabilidades | Cumplimiento RGPD |
| Datos anonimizados | Indefinido | No son datos personales |
| Datos introducidos en los Generadores de Protocolos | Durante el tiempo necesario para prestar la funcionalidad y, si forman parte de información almacenada por cuenta del Cliente, conforme a las instrucciones del Cliente y al Acuerdo de Encargo de Tratamiento | Ejecución del servicio y art. 28 RGPD |
| Constancia de aceptación de las condiciones de los Generadores | Mientras la cuenta esté activa y, después, durante el plazo de prescripción de las acciones que puedan derivarse del contrato | Acreditación de la contratación y defensa frente a reclamaciones |
Transcurridos los plazos aplicables, los datos serán suprimidos, bloqueados o anonimizados según corresponda legalmente.
8. DERECHOS DE LOS INTERESADOS
8.1. Sus Derechos
Conforme al RGPD y la LOPDGDD, usted tiene derecho a:
| Derecho | Descripción |
|---|---|
| Acceso | Obtener confirmación de si tratamos sus datos y, en tal caso, acceder a ellos |
| Rectificación | Corregir datos inexactos o completar datos incompletos |
| Supresión ("derecho al olvido") | Solicitar la eliminación de sus datos cuando concurran los requisitos legales |
| Oposición | Oponerse al tratamiento en los supuestos previstos por la normativa |
| Limitación | Solicitar la restricción temporal del tratamiento cuando proceda |
| Portabilidad | Recibir sus datos en formato estructurado y de uso común cuando sea aplicable |
8.2. Cómo Ejercer Sus Derechos
Si es empresa cliente o administrador respecto de datos de los que Kloc sea Responsable:
- Envíe su solicitud a hola@kloc.es
- Indique claramente el derecho que desea ejercer
- Podremos solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar su identidad
- Si es empleado de una empresa cliente:
- Diríjase en primer lugar a su empleador, que es el Responsable del tratamiento de sus datos laborales
- Kloc colaborará con el empleador en la atención de las solicitudes conforme al artículo 28 del RGPD
8.3. Plazos de Respuesta
- Responderemos en un plazo máximo de 1 mes desde la recepción de la solicitud cuando Kloc actúe como Responsable
- Este plazo puede prorrogarse 2 meses adicionales si la solicitud es compleja o existen numerosas solicitudes, informándole de la prórroga dentro del primer mes
8.4. Coste
El ejercicio de derechos es gratuito. Solo podremos cobrar un canon razonable o denegar la solicitud cuando sea manifiestamente infundada o excesiva, en los términos del RGPD.
8.5. Reclamación ante la AEPD
Si considera que sus derechos no han sido debidamente atendidos, tiene derecho a presentar una reclamación ante la:
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
- Web: www.aepd.es
- Dirección: C/ Jorge Juan, 6 - 28001 Madrid
9. SEGURIDAD DE LOS DATOS
Hemos implementado medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales, incluyendo:
9.1. Medidas Técnicas
| Medida | Descripción |
|---|---|
| Cifrado en tránsito | Las comunicaciones se protegen mediante protocolos de cifrado seguros |
| Cifrado en reposo | Se aplican medidas de cifrado y seguridad de almacenamiento según la infraestructura utilizada |
| Autenticación segura | Mecanismos de autenticación y gestión de sesiones |
| Control de acceso | Controles de acceso basados en permisos y políticas de seguridad |
| Audit log | Registro de modificaciones y eventos relevantes para la trazabilidad |
| Backups | Copias de seguridad y mecanismos de recuperación conforme a la configuración del servicio |
| Contraseñas | Se almacenan mediante mecanismos de hash seguro, nunca en texto plano |
9.2. Medidas Organizativas
| Medida | Descripción |
|---|---|
| Principio de mínimo privilegio | El personal solo accede a los datos necesarios para su función |
| Confidencialidad | El personal con acceso está sujeto a obligaciones de confidencialidad |
| Formación | Formación y concienciación en protección de datos y seguridad cuando resulte necesaria |
| Gestión de incidentes | Procedimientos para gestionar incidentes y brechas de seguridad |
10. DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS
Kloc no ha designado un Delegado de Protección de Datos (DPO) al considerar que, atendiendo a los tratamientos realizados, no concurre actualmente ninguno de los supuestos de designación obligatoria previstos en el artículo 37 del RGPD y la normativa española aplicable.
No obstante, mantenemos un punto de contacto de privacidad activo:
Correo electrónico: hola@kloc.es
11. MENORES DE EDAD
El servicio Kloc está destinado principalmente a empresas, profesionales y personas trabajadoras dadas de alta por sus empleadores.
La contratación y administración del Servicio está reservada a personas con capacidad legal suficiente. Cuando una empresa incorpore legítimamente a una persona trabajadora menor de 18 años, corresponderá al empleador garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y de protección de datos aplicable.
12. DECISIONES AUTOMATIZADAS Y ELABORACIÓN DE PERFILES
Kloc no adopta, por cuenta propia, decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre las personas trabajadoras o les afecten significativamente de modo similar.
Los cálculos automáticos (horas trabajadas, alertas de sobretiempo, etc.) son herramientas de apoyo para el empleador, quien mantiene la responsabilidad sobre las decisiones laborales que adopte.
13. ELIMINACIÓN DE CUENTA
Cualquier administrador de empresa puede solicitar la eliminación de su cuenta desde la App o la Web mediante las opciones disponibles en su perfil o configuración, cuando la funcionalidad esté habilitada.
Nota Importante para Empleados: Si eres empleado y deseas ejercer derechos sobre tus datos o solicitar la eliminación de tu usuario, debes dirigirte a tu empresa, que actúa como Responsable del tratamiento. La eliminación de un usuario no implica necesariamente la supresión inmediata de los registros históricos de jornada que la empresa deba conservar legalmente.
14. ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA
Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, proveedores, funcionalidades o por motivos legales.
Le notificaremos los cambios materiales mediante alguno de los siguientes medios, cuando resulte apropiado:
- Un aviso destacado en la aplicación
- Un correo electrónico a la dirección asociada a su cuenta
- La fecha de "Última actualización" al inicio del documento
Le recomendamos revisar esta política periódicamente.
15. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Privacidad se rige, entre otras, por:
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (RGPD)
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)
- Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE)
- Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo
16. CONTACTO
Para cualquier consulta relacionada con esta Política de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales:
- Email general:
- hola@kloc.es
- Ejercicio de derechos:
- hola@kloc.es
- Contacto de privacidad:
- hola@kloc.es